Contratar a tu primera asistente: parte 1
Contratar a tu primera asistente: parte 1
Si se te acumula el papeleo, las citas potenciales se te están escapando y sientes que has alcanzado tu techo de logros, puede que sea el momento de contratar a una asistente. Pero es importante contratar a la persona adecuada para encargarse de tus preocupaciones e impulsar el negocio. Al fin y al cabo, si vas a pagar el sueldo de alguien, tienes que asegurarte de que los beneficios superan los costes.
Cuando contrates a tu primer asistente, primero tienes que entender el coste de una mala contratación. A continuación, tienes que identificar tus necesidades y definir la función para poder hacer una buena contratación.
El coste de una mala contratación
Una mala contratación puede ser peor que no contratar a nadie. Para cuando te des cuenta de que no encaja, ya habrás invertido tiempo y dinero valiosos en formación y remuneración que no podrás recuperar. Las malas contrataciones suelen ser contrataciones hechas de forma apresurada. Además, si las cosas empiezan a torcerse después de haber contratado a alguien, suele ser más difícil despedirle que no ofrecerle el trabajo en primer lugar.
En lugar de contratar desde la preocupación, deberías contratar desde el proceso. Identifica tus necesidades, define el puesto que deseas cubrir y desarrolla un plan de contratación y un programa de formación sólidos para encontrar y retener a la persona adecuada.
Identifica tus necesidades
Si pasas más tiempo ordenando tu bandeja de entrada que reuniéndote con clientes potenciales, una asistente podría ayudarte a gestionar las tareas diarias para que puedas centrarte en hacer crecer tu negocio.
Para identificar lo que necesitas que haga una asistente, piensa en las cosas que debes hacer con regularidad pero que desvían tu atención de la estrategia y el progreso. Haz una lista de todas las tareas que te roban tiempo. Puede ser cualquier cosa, desde la gestión del correo electrónico, hasta la organización de viajes y calendarios, entre otras.
Una vez que sepas qué necesitas que haga una asistente, podrás identificar qué quieres que aporte. ¿Quieres que la asistente sea una excelente comunicadora? ¿Tiene que ser una gran solucionadora de problemas? ¿Debe tener conocimientos avanzados en el uso de herramientas tecnológicas? Algunas de estas son habilidades necesarias para realizar estas tareas, otras son rasgos que encajan con la cultura de tu empresa. Las habilidades son aspectos como la capacidad de comunicación verbal y escrita, la formación en SEO y la resolución de problemas. Las aptitudes son cosas como la adaptabilidad, la proactividad y la empatía. Piensa en ambos cuando identifiques tus necesidades.
Define el puesto y crea la descripción
Hay varios tipos de asistentes, las más comunes son las virtuales, las administrativas y las ejecutivas- y tienes que saber lo que buscas para encontrar a la persona adecuada. Dependiendo de lo que necesites y en qué medida, pueden prestar apoyo administrativo, técnico, estratégico y creativo.
Una asistente virtual es lo que su nombre indica, alguien que te ayuda a distancia en un espacio virtual. Funciona bien si tus principales preocupaciones son online y no necesitas a nadie físicamente para que te ayude a eliminar tareas de la lista. Una asistente administrativa se centra en tareas similares, pero está en persona y puede ayudarte físicamente haciendo recados o actividades de oficina. La asistente ejecutiva tiende a ir un paso por encima de las tareas administrativas y puede proporcionar apoyo especializado, incluida la gestión de proyectos y la planificación estratégica.
Cuando sepas cuáles son tus necesidades y qué tipo de asistente encaja mejor, crea una descripción del puesto y empieza a contratar. La descripción del puesto debe incluir el tipo de puesto para el que se contrata (tipo de asistente), las habilidades y las aptitudes necesarias para el puesto, las tareas que se espera que realicen con regularidad y cualquier cualificación que necesiten.
Elementos imprescindibles en la descripción del puesto
Puesto y empresa
Descripción del puesto
Funciones
Habilidades y aptitudes necesarias
Certificaciones y experiencia necesarias
Cultura de la empresa
Expectativas
Remuneración y beneficios
Instrucciones para presentar la solicitud y próximos pasos
Entender que lo que buscas es clave para hacer la contratación correcta. Este trabajo de preparación te proporcionará la información que necesitas para tomar una decisión informada.
¿Hay otras cosas que buscas en una asistente? Háznoslo saber en los comentarios y no olvides suscribirte a nuestro blog para leer más artículos interesantes como este.
Este es un Post traducido de KellerINK, Publicación Oficial de Keller Williams.
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